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Online-Shop Administration
Kurzanleitung zur Shopadministration (Nur für xtcModified Benutzer!)

Themen:

Wichtige Shopeinstellungen vor der Inbetriebnahme!
- Shop-Einstellungen
- Email-Einstellungen
- Zahlungsoptionen
- Versandart
- Email-Texte

Produkt-Erfassung
- Wie lege ich Kategorien an?
- Wie lege ich Unterkategorien an?
- Wie lege ich Hersteller an?
- Wie lege ich Artikel an?
- Wie bearbeite ich vorhandene Artikel?
- Wie lege ich Artikelmerkmale an?
- Wie weise ich Produktoptionen meinen Produkten zu?
- Grundpreise einstellen

Kundenverwaltung
- Wie kann ich Kundengruppen einrichten?
- Wo kann ich meine Kunden verwalten?

Bestellungen
- Wo kann ich die Bestellungen einsehen?
- Wie kann ich Bestellungen bearbeiten?
- Wie kann ich Bestellungen verwalten?

Hilfsprogramme
- Import/Export
- Rundschreiben
- Content Manager

--> Bild in eine Inahltsseite einfügen

- Wer ist online

Shop-Konfiguration
- Mein Shop
- Bildoptionen
- Lagerverwaltung
- Suchmaschinenoptionen

Gutscheine
- Gutscheinfunktion aktivieren
- Gutscheine erfassen und versenden


Wichtige Shopeinstellungen!
Vor der Inbetriebnahme des Shop ist es notwenig folgende Einstellungen zu tätigen:
Shopadministration -> Konfiguration -> Mein Shop
Shopeinstellungen, wie Name des Shops, Geschäftsadresse etc. Unter jeder Einstellung steht ein kurzer Hilfetext, zur Erklärung der entspr. Funktion.

Email-Einstellungen
Vor der Inbetriebnahme des Shop ist es notwenig folgende Einstellungen zu tätigen:
Shopadministration -> Konfiguration -> eMail Optionen
Email-Einstellungen wie z.B. Emailadressen, Betreff etc. für verschiedene Emails, die automatisch vom Shop aus versendet werden - z. B. Bestellungmails, Bestätigungmails etc.

Zahlungsoptionen
Vor der Inbetriebnahme des Shop ist es notwenig folgende Einstellungen zu tätigen:
Shopadministration -> Module -> Zahlungsoptionen
Die gewünschte Zahlungsoption auswählen - es können auch mehrere Zahlungsoptionen ausgewählt werden - "Installieren" anklicken, auf Bearbeiten gehen und dort die entpr. Einstellungen tätigen. Die einzelnen Funktionen sind mit kurzen Erklärungstexten versehen.

Versandart
Vor der Inbetriebnahme des Shop ist es notwenig folgende Einstellungen zu tätigen:
Shopadministration -> Module -> Versandart
Die gewünschte Versandart auswählen, auf "Installieren" klicken. Danach auf "Bearbeiten" gehen und dort die entpr. Einstellungen tätigen. Vergessen Sie bitte nicht, die richtige Steuerklasse auszuwählen. Überprüfen Sie bitte evtl. vorher die Einstellungen der Steuerklassen/Steuersätze unter "Land / Steuer".

Email-Texte
Die Email-Texte, die vom Shop automatisch versendet werden, stehen im "Shoptemplate-Verzeichnis/mail/german/". Sie könne sich per FTP diese Dateien holen, bearbeiten und wieder hochschicken, oder Sie senden uns die gewünschten Emailtexte und wir bauen diese in die entspr. Dateien ein.

Wie lege ich Kategorien an?
Kategorien werden angelegt, indem man im Adminbereich unter Produktkatalog "Kategorien/Artikel" auswählt. In der dann folgenden Anzeige, gibt es die Möglichkeit der Anlage einer neuen Kategorie oder neuer Produkte. Es können beliebig viele Kategorien angelegt werden.

Wie lege ich Unterkategorien an?
Unterkategorien werden angelegt, indem man im Adminbereich unter Produktkatalog "Kategorien/Artikel" auswählt und im Dropdown-Menü rechts die entsprechende Kategorie ausgewählt wird, wo sich zukünftig die Unterkategorie befinden soll. In der dann folgenden Anzeige, gibt es die Möglichkeit der Anlage einer neuen Kategorie oder neuer Produkte. Es können beliebig viele Unterkategorien angelegt werden.

Wie lege ich Hersteller an? 
Im Produktkatalog-Menü, im Adminbereich unter Produktkatalog "Kategorien/Artikel", auf den Punkt "Hersteller" klicken. Hier können alle Hersteller Ihrer Artikel angegeben werden. Einfach eintragen und "einfügen" klicken.

Wie lege ich Artikel an?
Artikel werden angelegt, indem man im Adminbereich unter Produktkatalog "Kategorien/Artikel" auswählt und im Dropdown-Menü rechts die entsprechende Kategorie ausgewählt wird, wo sich zukünftig der Artikel befinden soll, in der dann folgenden Anzeige "Neues Produkt" anklicken und das Formular entsprechend ausfüllen.

Wie bearbeite ich vorhandene Artikel?
Im Dropdown-Menü die Kategorie/Unterkategorie, Adminbereich unter Produktkatalog "Kategorien/Artikel", auswählen, in der sich der Artikel befindet. Den Artikel suchen und markieren (Mausklick). Nach Wunsch "Bearbeiten", "Löschen" oder "Verschieben".

Wie lege ich Artikelmerkmale an?
Im Admin-Menü "Artikelmerkmale" auswählen. Hier können verschiedene Produktmerkmale hintergelegt werden, wie z. B. Farbe, Geschmack, Gebiet etc. - Das Formular nach eigenen Wünschen füllen. Um hier nachträgliche Änderungen durchzuführen einfach den entsprechenden Eintrag aktivieren (mit der Maus anklicken) und dann auf "Bearbeiten" klicken.

Beispiel:
"Optionsname" in das Feld für die entspr. Sprache eingeben - z. B. Farbe - dann "einfügen" klicken

Danach unter dem Punkt "Optionswert" im Dropdownmenü "Farbe" auswählen und in dem Feld für die entsprechende Sprache die gewünschte Farbe - z. B. rot - einfügen.

Zuweisen der Optionen/Merkmale zu entsprechendem Produkt:
Unter Adminbereich unter Produktkatalog "Kategorien/Artikel" zu bearbeitendes Produkt auswählen. Wenn das Produkt aktiviert ist, dem die Produktoptionen zugewiesen werden sollen, auf den Button "Produktoptionen" klicken. Jetzt erscheint die Liste der vorher eingegebenen Artikelmerkmale. Hier können beliebige Merkmale kombiniert werden, z. B. Größe/Farbe etc. Einfach vorne einen Haken setzen, bei den Optionen, die aktiviert werden sollen.

Wie weise ich Produktoptionen meinen Produkten zu?
Unter Adminbereich unter Produktkatalog "Kategorien/Artikel" zu bearbeitendes Produkt auswählen. Wenn das Produkt aktiviert ist, dem die Produktoptionen zugewiesen werden sollen, auf den Button "Produktoptionen" klicken. Jetzt erscheint die Liste der vorher eingegebenen Artikelmerkmale. Hier können beliebige Merkmale kombiniert werden, z. B. Größe/Farbe etc. Einfach vorne einen Haken setzen, bei den Optionen, die aktiviert werden sollen.

Grundpreise einstellen
Um bei Ihren Produkte den Grundpreis anzuzeigen (lt. Pavg) sind folgende Schritte notwendig.

1. Einheiten Anlegen
Im Admin/Einstellungen unter dem Punkt Verpackungseinheit können Sie Ihre gewünschten Einheiten anlegen.

2. Einheiten/VPE dem Produkt zuweisen
Wenn Sie Ihr Produkt editieren können Sie eine Verpackungseinheit auswählen und den dazugehörigen Multiplikator.

Beispiel

- Ihr Produkt „1 Flasche Wein“ wird in einer Menge von 0,75 Liter Angeboten.
- Um den Grundpreis für 1 Liter automatisch errechnen zu erlassen, müssen Sie für den Wert einfach den Divident angeben.
- Wert = 0.75

Wie kann ich Kundengruppen einrichten?
Im Adminbereich unter "Kunden" im Menü "Kundengruppen", nehmen Sie alle Einstellungen für die einzelnen Kundengruppen vor, können diese nach Ihren Bedürfnissen benennen und/oder neue Kundengruppen erzeugen. Über die Funktion "Bearbeiten" (Vorgehensweise wie immer: Kundengruppe per Mausklick vorher markieren) können Sie für jede einzelne Kundengruppe Rabatte, Steuereinstellungen, Zahlungsweisen und Versandarten einstellen.

Einstellungen bei einer neuen Kundengruppe:

- Gruppenname
Der Gruppenname erscheint später im Admin im Menü Kunden, wenn man einen Kunden markiert (Zeile anklicken) und rechts in der Buttonbox auf Kundengruppe klickt. Dort kann manuell die Kundengruppe für den betreffenden Kunden zugeteilt werden. Teilt man dort einen Kunden in die Gruppe Admin ein, so erscheint in der Buttonbox zusätzlich ein Button "Adminrechte".

- Gruppe öffentlich?
Wenn Sie hier "Ja" auswählen, wird die Gruppenzugehörigkeit für den User in seinen persönlichen Einstellungen seines Accounts ersichtlich. Wenn Sie "Nein" auswählen, kann der Kunde seine Gruppenzugehörigkeit nicht selber erkennen.

- Preisanzeige im Shop
Wenn man hier "Ja" auswählt, dann werden im Shop für die Benutzer der Gruppe die Preise sichtbar. Im anderen Fall nicht. Die Einstellung "Nein" macht nur dann Sinn, wenn Sie z. B. Gästen oder unerwünschten Usern keine Preise zeigen möchten. Auf die Frage ob die Preise inkl. MwSt. angezeigt werden sollen brauchen Sie nur eine Einstellung zu setzen, wenn Sie für die Kundengruppe die Preisanzeige im Shop aktiviert haben Im Normalfall werden Sie die Preise natürlich inklusive der Umsatzsteuer anzeigen wollen und können die nächste Zusatzeinstellung getrost ignorieren. Falls Sie angezeigte Preise ohne Umsatzsteuer verwenden wollen, können Sie bei "UST" in Rechnung ausweisen" noch auswählen, ob die excklusiv gehaltene Mehrwertsteuer dann in der Rechnung erscheinen und ausgewiesen werden soll. Also, diese Einstellung nur setzen, falls Preis inkl. Steuer = auf "Nein" steht.

- Maximaler Rabatt auf Produkte
Diese Einstellung in % angegeben, legt einen maximalen Rabattspielraum fest, den ein Kunde der betreffenden Gruppe auf jedes Produkt erhält, dass nicht wiederum durch die "Maximale Rabattgrenze" beim Produkt begrenzt wurde. Stellen Sie bei einem Produkt (Admin -> Kategorien/Artikel -> Produkteditor) unter "Rabatt erlaubt:" keine Grenze in % z. B. 7% ein, so erhält der Kundengruppenbenutzer den Maximalrabatt. Im anderen Fall maximal 7%. Steht dem Kunden ein Rabatt von maximal 5% zu, und das Produkt hat bei "Rabatt erlaubt" z. B. 10% eingestellt bekommen, so erhält der Kunde nur 5% Rabatt, nämlich seinen maximalen Rabatt. In anderen Worten erhält der Kunde der Gruppe immer seinen maximalen Rabatt, außer wenn beim Produkt weniger erlaubt ist.

- Rabatt auf Artikel Attribute
Hier können Sie einstellen, ob Sie einen Rabatt auch auf die Preisaufschläge bei den Produktattributen anwenden möchten.

- Rabatt auf gesamte Bestellung
Wenn Sie hier mit "Ja" aktivieren, erhalten Kunden dieser Benutzergruppe einen prozentualen Rabatt auf deren gesamte Bestellung. Die Angabe ist in %

- Staffelpreise
Sie können frei entscheiden, ob der Kundengruppe die beim Produkt eingestellten Preisstaffeln angezeigt werden sollen, oder nicht.

- Nicht erlaubte Zahlungsweisen
Wenn Sie der Kundengruppe bestimmte Zahlungsweisen verwehren möchten, können Sie die Modulnamen der Zahlungsmodule, die Sie ausschließen möchten, kommagetrennt eintragen. Die Modulnamen finden Sie unter Zahlungsmodule im Adminmenü. Zb cod , banktransfer oder cc

- Nicht erlaubte Versandarten
Dasselbe wie für nicht erlaubte Zahlungsmodule gilt auch für die Versandarten. Kommagetrennt auflisten und zwar die eigentlichen Modulnamen (nachschauen im Adminmenü Versandmodule)

- FSK18 Sperre
Wenn Sie hier "Ja" auswählen, kann diese Kundengruppe zunächst zwar FSK 18 Artikel(Freie Selbstkontrolle) nicht mehr bestellen, jedoch kann er die Produkte noch sehen und zwar im Listing und auf den Produkt-Info Seiten. Dies können Sie im nächsten Punkt natürlich auch verbieten.

- FSK18 Artikel
jugendgefährdendes Material darf man in vielen Ländern erst ab einem bestimmten Alter in Shops zeigen. Sie entscheiden selber ob Ihre Artikel sichtbar sein sollen für die ausgewählte oder neudefinierte Kundengruppe.

- Kundengruppe als Standard
Im letzten Einstellungspunkt können Sie noch die gerade bearbeitete Kundengruppe als Standard definieren. Das heißt, dass jeder neue Kunde nach dem Registrieren automatisch dieser Gruppe angehört.

Wo kann ich meine Kunden verwalten?
Im Adminbereich unter "Kunden" sehen Sie die Übersicht über alle Ihre Kunden. Sie können nach Gruppen sortieren (Dropdown-Menü), Kunden löschen, bearbeiten, anderen Kundengruppen zuordnen, für einzelne Kunden Adminrechte vergeben, direkt eMails an Ihren Kunden schreiben und auch getätigte Bestellungen ansehen und bearbeiten. Alle diese Funktionen erfolgen über die Buttons auf der rechten Seite. Einfach den entsprechenden Kunden markieren (Mausklick) und dann auf die gewünschte Funktion.

Wo kann ich die Bestellungen einsehen?
Nachdem Sie die Funktion "Bestellungen", im Adminbereich unter "Kunden", ausgeführt haben, sehen Sie alle Bestellungen Ihres Kunden und können diese gezielt ansteuern, um sie einzusehen oder nachzubearbeiten. Die Bestellungen können nach Status sortiert werden (Dropdown-Menü).

Wie kann ich Bestellungen bearbeiten?
Im Adminbereich unter "Kunden" im Menü "Bestellungen", erhalten Sie einen Überblick über alle Bestellungen, die bereits getätigt wurden. Sie können Sie nach Bestellstatus anzeigen lassen und auch hier noch einmal einzeln bearbeiten oder gezielt löschen.

Wie kann ich Bestellungen verwalten?
Wenn Sie die Funktionen "Bearbeiten", im Adminbereich unter "Kunden" im Menü "Bestellungen", ausgewählt haben, sehen Sie die komplette Bestellung Ihres Kunden mit allen Informationen und können ihm vorgefertigte eMails (auch mit eigenem Kommentar) zukommen lassen. Außerdem haben Sie die Möglichkeit, hier direkt eine Rechnung bzw. einen Lieferschein auszudrucken.

Import/Export
xt:Commerce unterstützt den Im- und Export von Produktdaten im CSV Format. Sie müssen nicht mühsam Ihre Produkte im Administrationsbereich eingeben. Falls Sie über eine Produktliste z. B. in Excelformat verfügen, können Sie diese in einem bestimmten Format als eine csv-Datei abspeichern und mit dieser Funktion in den Shop importieren. Um den Format dieser Importdatei festzustellen, erfassen Sie bitte einen Artikel und exportieren Sie diesen mit der Export-Funktion. Schauen Sie sich die Struktur dieser Datei an und passen Sie Ihre Produktdatei entspr. an.

Rundschreiben
Im Adminbereich "Rundschreiben" können Sie Rundbriefe an ausgewählte Kundengruppen verschicken. Die Voraussetzung dafür ist, dass die Nutzer vorher den Newsletter bestellt haben bzw. dass Sie mit dem Empfang dieser Rundbriefe einverstanden sind.

Content Manager
Im Adminbereich "Content Manager" können Sie neue Info-Seiten, wie z.B. Startseite, Kontaktseite, Impressum etc. anlegen, die dann automatisch im Menü erscheinen. Diese Seiten können Sie jede Zeit aktivieren, bzw. deaktivieren, editieren, Bilder hinzufügen etc. Für die Erfassung von den Seiteninhalten sind keine speziellen Kenntnisse erforderlich, der Content Manager funktioniert vergleichbar mit einem Textverarbeitungsprogramm. !!Ganz wichtig!! Bei der Erstellung einer neuen Content-Seite muss eine Sprachgruppen-ID vergeben werden. Für eine neue Inhaltsseinte im Content Manager vergeben Sie bitte unter "Sprachgruppe" die nächst höhere ID.

- Bild in eine Inhaltsseite einfügen:

1. Bild bearbeiten - optimieren, Größe anpassen
2. Bild auf Ihrem Rechner abspeichern
3. Im shopeigenem Content Manager die zu bearbeitende Seite auswählen (bearbeiten)
4. den Cursor an die Stelle auf der Seite positionieren, wo Sie das Bild einfügen möchten
5. in der Symbolleiste über dem Seiteninhaltsbereich das Symbol "Bild einfügen / editieren" anklicken
6. im neugeöffneten Popup-Fenster die Schaltfläche "Server durchsuchen" anklicken
7. im weiteren Popup-Fenster die Schaltfläche "Durchsuchen" anklicken (links unten)
8. das Bild auf Ihrem Rechner auswählen
9. die Schaltfläche "Upload" betätigen (rechts unten) - das Bild wir auf unseren Server hochgeladen
10. das hochgeladene Bild aus der Liste der auf dem Server befindlichen Dateien auswählen
11. mit OK bestätigen

Wer ist online
Im Adminbereich "Wer ist online" können Sie feststellen, wer gerade Ihren Shop besucht. Es stehen folgende Informationen zur Verfügung: Onlinezeit, Name (falls angemeldet), IP Adresse etc.

Mein Shop
Hauptkonfigurationsbereich: Shopinhaber, Adresse, Email, Artikelsortierung, Spracheinstellung, Preiseinstellungen etc.

Bildoptionen
In der Shopadministration unter "Konfiguration -> Bild Optionen" können Sie verschiedenen Einstellungen für die automatische Artikel-Bild-Bearbeitung, wie z. B. Vorschau-Bild-Größe, Detail-Bild-Größe, Rahmen etc., tätigen.

Suchmaschinenoptionen
Im Adminbereich "Konfiguration -> Meta-Tags/Suchmaschinen" werden wichtige Informationen für die Suchmaschinen eingetragen. Wichtig ist z.B. der Eintrag "Description". Diese Information erscheint in den Ergebnisseiten der Suchmaschinen als Seitenbeschreibung unter dem Seitentitel, den Sie im Adminbereich "Konfiguration -> Mein Shop" im Eingabefeld "Name des Shops" festlegen können. In diesen beiden Suchmaschineninformationen sollen außer aussagekräftiger Informationen für den Suchenden über Ihre Website, die für Ihren Shop wichtigsten Suchbegriffe geschickt eingebaut werden.

Gutscheinfunktion aktivieren
In der Shopadminstration wählen Sie bitte unter "Konfiguration" den Menüpunkt "Zusatzmodule" und aktivieren Sie dort die Funktion "Gutscheinsystem aktivieren", in dem Sie diese auf "True" setzen. Hier können Sie auch die Länge des Gutscheincodes bestimmen, sowie einen Willkommens-Geschenk-Gutschein für neuregiestierte Kunden aktivieren, in dem Sie in das entspr. Feld die Höhe des Willkommengutscheines eingeben. Möchten Sie keinen Willkommensgutschein in Ihrer Willkommens-Email versenden, so lassen Sie in diesem Feld eine "0" stehen.

Gutscheine erfassen und versenden 
Nach der Funktionsaktivierung erscheint in der linken Navigation im Admin ein neuer Menübereich "Gutscheine / Kupons". Dort können Sie Ihre Gutscheine erfassen und entw. an Kundengruppen, oder an einzelne Kunden versenden. !!Ganz wichtig!! - unter "Module / Zusammenfassung" müssen Sie den Modul "Gutscheine" installieren und evtl. nach Bedarf anpassen, um dem Kunden an der Kasse die Möglichkeit zu geben, den Gutschein einzulösen.

 

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